Aplikasi JadwalinBae, Terobosan Pertama Prokompin Ogan Ilir di Sumsel

Reporter: Muhammad Wijdan |

Editor: Muhammad Wijdan |

Rabu , 22 Nov 2023 - 11:56

Terobosan pertama Prokompin Pemkab Ogan Ilir di Sumsel dengan menerapkan Aplikasi JadwalinBae penjadwalan kegiatan pimpinan daerah..--Muhammad Wijdan palpres.bacakoran.co

"Dan terpusat melalui satu aplikasi dan yang pastinya adalah keamanan informasi bagi stakeholders yang mengajukan jadwal kegiatan terjamin," terang pria yang akrab disapa Ricy ini.

Selanjutnya, salah satu pemegang Hak Cipta dari Aplikasi JadwalinBae ini, Wina Ayuningtyas yang juga merupakan Staf Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan mengatakan bahwa aplikasi ini telah disosialisasikan ke seluruh Perangkat Daerah dan juga beberapa pihak eksternal.

"Upaya sosialisasi Aplikasi JadwalinBae ini telah dilakukan sebanyak 3 kali, pertama melalui Bimbingan Teknis kepada seluruh perangkat daerah," katanya.

Kedua, sosialisasi serentak dipimpin oleh Wakil Bupati Ogan Ilir yang penyelenggaranya adalah DKISP Kabupaten Ogan Ilir dan roadshow ke seluruh Perangkat Daerah yang dilakukan oleh Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan.

"Sedangkan untuk sosialisasi ke pihak eksternal, kami mengedukasi dan mengarahkan beberapa organisasi, komunitas dan instansi lain yang memang masih datang langsung membawa surat agar meng-install Aplikasi JadwalinBae," bebernya.

Selain itu lanjutnya, pihaknya juga memanfaatkan sosial media Instagram @protokol_oganilir untuk mensosialisasikan aplikasi tersebut.

Wina juga menambahkan, tujuan aplikasi JadwalinBae ini untuk menciptakan standar prosedur yang baku bagi seluruh stakeholders.

"Ya, baik internal maupun eksternal dalam melakukan permohonan penjadwalan kegiatan yang akan dihadiri oleh Pimpinan Daerah Kabupaten Ogan Ilir dan juga memaparkan sedikit proses kerja pengajuan kegiatan melalui Aplikasi JadwalinBae," jelasnya.

Untuk proses pengajuan kegiatan melalui Aplikasi JadwalBae ini dimulai dari stakeholders melakukan pengajuan jadwal dengan mengisi seluruh form yang tersedia melalui aplikasi JadwalBae.

"Sebelum melakukan pengajuan kegiatan, stakeholder dapat melihat terlebih dahulu kegiatan yang sudah ter-publish pada agenda kegiatan dalam menulis pengajuan jadwal," tukasnya saraya mengaku intinya proses kerjanya terdapat di Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan.

Berita Cara Kerjanya;

1. Bagian Prokompim melakukan kroscek seluruh rencana kegiatan dari stakeholder

aplikasi jadwalinbae, terobosan pertama prokompin ogan ilir di sumsel                            palembang, koranpalpres.com- pemkab kabupaten ogan ilir melalui bagian prokompim ogan ilir menerapkan aplikasi jadwalinbae sebagai terobosan pertama di sumsel atau sumatera selatan.
aplikasi jadwalinbae merupakan sebuah inovasi pertama kalinya di propinsi sumatera selatan dalam hal penjadwalan kegiatan pimpinan daerah.
ini juga merupakan terobosan pertama dari bagian protokol dan komunikasi pimpinan (prokompim) pemerintah daerah kabupaten ogan ilir.
"selama ini, proses kerja penjadwalan kegiatan pimpinan daerah masih dilakukan secara semi digital," ujar ahmad alfarisy, sh.,mm, kabag protokol dan komunikasi pimpinan kabupaten ogan ilir, rabu 22 november 2023.
baca juga:ini hasil dan pemenang lelang kendaraan dinas pemkab ogan ilir
ahmad alfarisy mengatakan, pengajuan dilakukan masih secara manual dan output jadwal dipublikasikan dalam beberapa jaringan komunikasi pada whatsapp.
"belum adanya sistem terpusat untuk mengakomodir dan mengkontrol seluruh proses penjadwalan kegiatan pimpinan daerah secara digital," ungkapnya.
lebih lanjut kata dia, potensi hilang terhadap dokumen saat permohonan yang masuk secara manual masih sangat tinggi, sehingga aplikasi ini sangat membantu sebagai wadah dokumen digital yang sewaktu- waktu dapat di-recall jika dibutuhkan sebagai pelaporan kerja.
"proses pengajuan jadwal kegiatan sebelum adanya aplikasi jadwalinbae ini tidak fleksibel, sehingga stakeholders harus datang langsung ke bagian protokol dan komunikasi pimpinan hanya untuk menyampaikan surat permohonan," imbuhnya.
baca juga:pengrajin logam di ogan ilir sumringah, dapat bantuan ini dari pt hutama karya
dijelaskan dia, melalui aplikasi jadwalinbae yang juga merupakan kolaborasi dengan bidang aplikasi informatika (aptika) dinas komunikasi informatika statistik dan persandian (dkisp) kabupaten ogan ilir ini, akan mempermudah akses informasi terkait jadwal kegiatan pimpinan daerah.
"aplikasi ini ada 2 versi, satu dapat diakses melalui web, satu lagi versi mobile berbasis android yang dapat didownload pada playstore," paparnya.
"intinya, semua proses kerja terkait penjadwalan yang tadinya manual akan beralih step by step ke digital melalui aplikasi ini," sambungnya.
sehingga katanya, akses alur pantauan jadwal kegiatan yang melibatkan pimpinan daerah, menjadi lebih cepat, praktis, paperless (mengurangi penggunaan kertas red).
baca juga:buset! ternyata pemilik lahan yang dijadikan gudang bbm ilegal di ogan ilir milik anggota brimob
"dan terpusat melalui satu aplikasi dan yang pastinya adalah keamanan informasi bagi stakeholders yang mengajukan jadwal kegiatan terjamin," terang pria yang akrab disapa ricy ini.
selanjutnya, salah satu pemegang hak cipta dari aplikasi jadwalinbae ini, wina ayuningtyas yang juga merupakan staf bagian protokol dan komunikasi pimpinan mengatakan bahwa aplikasi ini telah disosialisasikan ke seluruh perangkat daerah dan juga beberapa pihak eksternal.
"upaya sosialisasi aplikasi jadwalinbae ini telah dilakukan sebanyak 3 kali, pertama melalui bimbingan teknis kepada seluruh perangkat daerah," katanya.
kedua, sosialisasi serentak dipimpin oleh wakil bupati ogan ilir yang penyelenggaranya adalah dkisp kabupaten ogan ilir dan roadshow ke seluruh perangkat daerah yang dilakukan oleh bagian protokol dan komunikasi pimpinan.
baca juga:polres ogan ilir amankan pacar mahasiswi diduga meninggal aborsi
"sedangkan untuk sosialisasi ke pihak eksternal, kami mengedukasi dan mengarahkan beberapa organisasi, komunitas dan instansi lain yang memang masih datang langsung membawa surat agar meng-install aplikasi jadwalinbae," bebernya.
selain itu lanjutnya, pihaknya juga memanfaatkan sosial media instagram @protokol_oganilir untuk mensosialisasikan aplikasi tersebut.
wina juga  menambahkan, tujuan aplikasi jadwalinbae ini untuk menciptakan standar prosedur yang baku bagi seluruh stakeholders.
"ya, baik internal maupun eksternal dalam melakukan permohonan penjadwalan kegiatan yang akan dihadiri oleh pimpinan daerah kabupaten ogan ilir dan juga memaparkan sedikit proses kerja pengajuan kegiatan melalui aplikasi jadwalinbae," jelasnya.
baca juga:30 tahun hidup di perantauan, pria ogan ilir ini tekuni profesi warisan nenek moyang
untuk proses pengajuan kegiatan melalui aplikasi jadwalbae ini dimulai dari stakeholders melakukan pengajuan jadwal dengan mengisi seluruh form yang tersedia melalui aplikasi jadwalbae.
"sebelum melakukan pengajuan kegiatan, stakeholder dapat melihat terlebih dahulu kegiatan yang sudah ter-publish pada agenda kegiatan dalam menulis pengajuan jadwal," tukasnya saraya mengaku intinya proses kerjanya terdapat di bagian protokol dan komunikasi pimpinan.
berita cara kerjanya;
1. bagian prokompim melakukan kroscek seluruh rencana kegiatan dari stakeholder
baca juga:wow! bupati ogan ilir kepingin bangun pabrik serat nanas terbesar di indonesia
2. proses koordinasi dengan pihak-pihak terkait dan para ajudan pimpinan daerah
3. stakeholders dapat memantau dan melihat kembali notifikasi terkait kegiatan yang diajukan pada menu list jadwal
4. setelah mendapat kepastian waktu dan tempat kegiatan berdasarkan hasil koordinasi, bagian prokompim memproses jadwal untuk diinput menu kegiatan terjadwal
5. stakeholders dapat melihat kembali notifikasi terkait kegiatan yang diajukan. jika disetujui maka akan tampil pada menu kegiatan terjadwal. jika akan dilakukan reschedule atau pun pembatalan. kegiatan yang telah masuk pada menu terjadwal dapat diubah kembali statusnya menjadi diproses.
baca juga:yang penasaran? begini cara membuat kue jalat, jajanan khas ogan ilir 
6. publikasi jadwal kegiatan pimpinan daerah terintegrasi dan tampil pada e-office asn dan juga aplikasi jadwalbae
bagian protokol dan komunikasi pimpinan kabupaten ogan ilir berharap, aplikasi jadwalinbae ini dapat mempermudah sistem kerja di bagian protokol dan komunikasi pimpinan yang nantinya juga akan dilakukan pengembangan fitur secara bertahap.
"ya membantu menjadi fasilitator yang baik antara pimpinan daerah dan juga stakeholders serta dapat menstimulus intansi pemerintah lainnya agar dapat terus melakukan inovasi- inovasi yang dapat menunjang kinerja birokrasi pemerintah republik indonesia," harapnya.*